"Alıcım e-Fatura kullanıcısı değil; e-Arşiv fatura kesmek zorunda mıyım?" Bu soru, 2026 başında kuralın değişmesiyle birlikte pek çok işletmenin gündemine yeniden girdi. Cevap iki soruya bağlı: işletmenin e-Arşiv uygulamasına dahil olup olmadığı ve faturanın kime kesildiği.
Bu yazıda konuyu Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) yayımladığı 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin güncel metninden özetliyor, ardından e-Arşiv sürecinin nasıl otomatikleştirilebileceğine bakıyoruz. e-Fatura'ya geçiş eşikleri e-Fatura yazısında, sevk irsaliyesi e-İrsaliye yazısında, yasal defterler e-Defter yazısında ele alındı; burada konu yalnızca e-Arşiv Fatura.
e-Arşiv fatura nedir?
Tebliğin tanımlar bölümüne göre e-Arşiv Fatura, tebliğdeki şartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan ve e-Fatura dışında kalan elektronik faturalar. Yani e-Fatura iki kayıtlı kullanıcı arasında GİB üzerinden dolaşırken, e-Arşiv Fatura e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilen elektronik fatura.
IV.2.1 bölümü belgenin niteliğini netleştiriyor: e-Arşiv Fatura yeni bir belge türü değil; kâğıt faturayla aynı hukuki niteliklere sahip. Alıcıya kâğıt olarak gönderilen ya da elektronik ortamda iletilen hâli faturanın aslı, düzenleyenin elektronik ortamda sakladığı hâli ise ikinci nüsha hükmünde. V.5.2 bölümüne göre elektronik iletimde ayrıca kâğıda basmaya gerek yok.
e-Arşiv fatura zorunlu mu, kimlere zorunlu?
IV.2.2 bölümü, e-Arşiv'in tebliğin IV.2.4 bölümünde sayılanlar dışındakiler için zorunlu olmadığını, isteyenlerin e-Fatura'ya dahil olmak ve başvuru yapmak şartıyla uygulamaya katılabileceğini belirtiyor. Zorunluluk dört grupta toplanıyor:
- e-Fatura kullanıcıları (IV.2.4.1). e-Fatura uygulamasına zorunlu ya da isteğe bağlı dahil olan mükellefler e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorunda. Faaliyetleri gereği fatura yerine geçen başka belgeler düzenleyenler bu kuralın dışında tutuluyor.
- İnternet üzerinden satış ve aracılık yapanlar (IV.2.4.2). Aracı hizmet sağlayıcılar, gayrimenkul ve motorlu araç ilanı yayınlayan internet siteleri ile internet reklamcılığı aracıları bu kapsamda. Kendi sitelerinde ya da aracı platformlarda mal veya hizmet satanlar ise tebliğde belirlenen hasılat şartını sağladıkları hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar e-Arşiv'e geçmek zorunda. Hasılat şartı e-Fatura kapsamındaki eşiğe bağlı; ayrıntısı e-Fatura yazısında.
- e-Arşiv'e dahil olmayan mükelleflerin faturaları (IV.2.4.3). Bu bölüm aşağıda ayrıca ele alınıyor.
- GİB'in belirlediği mükellefler (IV.2.4.4). GİB, riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük bulduğu mükellefleri faaliyet, sektör ve ciroya bakmaksızın yazılı bildirim ve en az üç ay hazırlık süresi vererek kapsama alabiliyor.
2026 kuralı: "tutarına bakılmaksızın"
IV.2.4.3 bölümü, 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ ile değişti. Güncel metne göre e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin düzenleyeceği faturalar:
- 1 Ocak 2025 ile 31 Aralık 2025 arasında, vergiler dahil toplam tutarı 3 bin Türk lirasını aşarsa,
- 1 Ocak 2026'dan itibaren ise tutarına bakılmaksızın
e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmek zorunda. Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için ilk aralık 31 Aralık 2026'ya uzatıldı; tutara bakılmaksızın zorunluluk bu gruplarda 1 Ocak 2027'den itibaren başlıyor.
Bu faturalar GİB'in e-Belge düzenleme portalı ya da GİB'den izinli özel entegratörlerin sistemleri üzerinden düzenleniyor. Aynı bölüm bir hatırlatma daha yapıyor: satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura kullanıcısıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmalı.
e-Arşiv fatura hangi durumlarda kesilir?
Belge türünü alıcı belirliyor. IV.2.1 bölümüne göre e-Arşiv'e kayıtlı mükellef, e-Fatura kullanıcısına e-Fatura; e-Fatura'ya kayıtlı olmayan vergi mükellefine ya da vergi mükellefi olmayan kişiye e-Arşiv Fatura düzenliyor. Pratikte öne çıkan durumlar şunlar:
- Nihai tüketiciye satış. Bireysel müşteriye kesilen fatura e-Arşiv Fatura.
- e-Fatura kullanıcısı olmayan işletmeye satış. Alıcı vergi mükellefi olsa da e-Fatura sistemine kayıtlı değilse fatura e-Arşiv olarak kesiliyor.
- İnternet satışları. IV.2.4.5 bölümüne göre bu faturaların elektronik ortamda iletilmesi zorunlu. Faturada satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve tarihi, taşıyıcı bilgisi ve gönderim tarihi yer almalı; ayrıca "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi bulunmalı.
- Malın yanında verilen fatura. V.5.2 bölümüne göre kâğıt olarak malın yanında verilen e-Arşiv Fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabiliyor. Bunun için düzenleme saat ve dakikasının gösterilmesi, faturanın teslim anında kesilmesi, "İrsaliye yerine geçer." ifadesi ve imza gerekiyor.
Kâğıda dönüş yalnızca sınırlı hâllerde mümkün. V.7 bölümü GİB ya da mükellef sistemlerinde arıza, kesinti veya planlı bakım, mali mühür ya da elektronik imza aracının arızalanması veya çalınması gibi durumlarda, kanuni düzenleme süresi geçirilmemek kaydıyla kâğıt düzenlemede özel usulsüzlük cezası kesilmeyeceğini söylüyor. Mükelleften kaynaklanan diğer nedenler bu kapsama girmiyor. IV.2.5 ve V.6 bölümleri, zorunlu olduğu hâlde e-Arşiv'e geçmeyen ya da faturayı kâğıt düzenleyenler için VUK'taki ceza hükümlerine atıf yapıyor. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle doğrulamanızı öneririz.
e-Arşiv sürecini otomatikleştirmek
e-Arşiv'de her faturanın bir de raporlama yükümlülüğü var: V.8 bölümüne göre izinli mükellefler ve özel entegratörler, düzenledikleri e-Arşiv Faturalara ilişkin raporu zaman damgalı imzayla GİB sistemine aktarmak zorunda. Fatura hacmi arttıkça bu adımları elle yürütmek hata riskini büyütür. Öne çıkan öneriler:
- Belge türünü sisteme seçtirin. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı fatura anında sorgulanıp belge türü (e-Fatura ya da e-Arşiv) otomatik belirlenebilir. Elle seçim, yanlış belge türünün en sık kaynağıdır. Bu kontrolün ERP sistemine gömülmesi tek kaynak sağlar.
- Zorunlu alanları şablona bağlayın. IV.2.3 bölümündeki zorunlu bilgiler ile internet satışlarındaki ek alanlar fatura şablonunda zorunlu tutulursa eksik bilgiyle belge çıkmaz.
- İletim ve raporlamayı izleyin. Alıcıya iletilmeyen, raporu oluşmayan ya da hata dönen faturalar için gün sonu kontrolü kurulabilir. Tekrarlayan bu kontroller RPA ile otomasyona uygun adaylardır.
- Kesinti planı yazın. V.7 bölümündeki istisnalar ispat ve tevsik şartına bağlı. Sistem kesintisinde kimin ne yapacağı ve kesintinin nasıl belgeleneceği önceden tanımlanmalı.
- Format güncellemelerini takvime alın. GİB e-Arşiv paketlerini dönem dönem güncelliyor; yılın değişiklikleri e-Belge güncellemeleri yazısında özetlendi.
Sık sorulan sorular
e-Arşiv mükellefi nedir? GİB'den e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olma izni almış mükellef. GİB'in başvuru sayfasına göre özel entegratör aracılığıyla uygulamaya dahil olanların ayrıca GİB'e başvurması gerekmiyor.
e-Fatura kullanıcısıysam e-Arşiv'e de geçmem gerekir mi? Evet. IV.2.4.1 bölümüne göre e-Fatura uygulamasına dahil olan mükellefler, belirli istisnalar dışında e-Arşiv uygulamasına da geçmek zorunda.
e-Arşiv faturayı kâğıda basmam gerekir mi? Hayır. V.5.2 bölümüne göre elektronik iletimde kâğıda basmaya gerek yok; alıcı talep ederse kâğıt olarak da verilebilir.
e-Arşiv'e geçmediysem kâğıt fatura kesebilir miyim? 1 Ocak 2026'dan itibaren e-Arşiv'e dahil olmayanların faturaları da tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenmeli. Basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler için bu tarih 1 Ocak 2027.
Sonuç
e-Arşiv Fatura artık belirli grupların değil, neredeyse her fatura düzenleyenin konusu. Belge türü alıcıya göre belirleniyor; 2026'dan itibaren tutar eşiği de kalktı. Belge türünü sisteme seçtirmek, zorunlu alanları şablona bağlamak ve iletim ile raporlamayı izlemek bu yükü öngörülebilir kılar. Kurallar değişebildiği için GİB duyurularını izlemek ve yükümlülükleri mali müşavirinizle doğrulamak gerekir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki ya da mali tavsiye niteliği taşımaz. Kendi durumunuz için uzmanınıza danışın.
#interimmanagement #forwarddeployedengineering