В каждой компании есть сотрудники, которые каждый месяц переносят одну и ту же таблицу из одной системы в другую, по одному вводят в экранные формы данные входящих счетов-фактур или каждое утро копируют одни и те же сведения с одного и того же сайта. Общее у этих задач то, что они не требуют принятия решений: шаги каждый раз одни и те же, правило чётко определено. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — технология, разработанная именно для таких задач.
В этой статье рассказывается, что такое RPA, как эта технология работает, в каких задачах применяется и где достигает своих пределов. В конце приведён краткий чек-лист, которым можно воспользоваться при выборе первого процесса для автоматизации.
Что такое RPA?
RPA — это программный робот, который выполняет через экран приложений основанные на правилах и повторяющиеся задачи, которые обычно делает за компьютером сотрудник. «Робот» здесь — не физическая машина, а программа, работающая на компьютере. Он кликает, вводит текст, копирует, открывает файлы, заполняет формы, то есть имитирует то, что человек делает с помощью клавиатуры и мыши.
Хорошо резюмирует этот подход документация Microsoft по Power Automate: потоки рабочего стола рассчитаны на всех, кто выполняет на рабочей станции простые или сложные задачи, основанные на правилах; они работают с повседневными инструментами, такими как электронная почта и Excel, а также с современными и устаревшими (legacy) приложениями. По документации, эти инструменты способны автоматизировать и устаревшие приложения, например эмуляторы терминала, и взаимодействуют с компьютером через элементы интерфейса приложения, изображения или координаты на экране.
Именно этот последний пункт отличает RPA от других способов интеграции. Если между двумя системами нет готового соединения (API), RPA может закрыть этот пробел, работая с экраном так же, как это делает человек.
Как работает RPA?
Процесс RPA обычно выстраивается в три этапа:
- Определяются шаги. Пошагово выясняется, на каком экране сотрудник, выполняющий работу, на что нажимает и в какое поле что вводит.
- Проектируется робот. Эти шаги превращаются в поток с помощью готовых действий в инструменте RPA или записи экрана. Документация Microsoft описывает это как действия, собираемые перетаскиванием, либо как запись потока с последующим запуском.
- Робот запускается и отслеживается. Поток запускается вручную, в заданное время или по событию; его результаты и ошибки фиксируются.
Робот с участием человека и автономный робот
В RPA часто упоминаются два понятия:
- Робот с участием человека (attended): работает в сеансе сотрудника, пока тот находится за своим компьютером. Сотрудник сам запускает робота, когда в этом возникает необходимость.
- Автономный робот (unattended): предназначен для задач, не требующих присмотра со стороны человека. По описанию Microsoft, инструмент сам входит в систему на машине, запускает поток, по завершении работы закрывает сеанс и отчитывается о результате. В это время экран машины остаётся заблокированным. В документации указано и важное предварительное условие: для автономных потоков на машине не должно быть открытого пользовательского сеанса.
Это различие важно при планировании. Для автономного робота нужны отдельная машина, лицензия и организация сеансов. Робот с участием человека, напротив, запускается как часть повседневной работы сотрудника.
Примеры RPA: какие задачи подходят?
Приведённые ниже примеры — типичные случаи задач, в которых шаги фиксированы, а правило определено:
- Финансы и бухгалтерия: ввод данных из счетов-фактур поставщиков в ERP, подготовка банковских операций к сопоставлению с бухгалтерскими записями, сбор отчётов по итогам периода из разных систем. Два примера прямо приводит и документация Microsoft: извлечение информации из счетов-фактур поставщиков и ввод данных в ERP-систему.
- Закупки и снабжение: сбор статусов заказов с порталов поставщиков, перенос данных накладных в систему.
- Управление персоналом: последовательное выполнение шагов по созданию или закрытию учётных записей в нескольких системах при приёме на работу и увольнении.
- Клиентский сервис: получение сведений об обращении из клиентской системы и перенос их на экран соответствующей записи.
- Отчётность: извлечение данных с веб-сайтов и запись их в файл Excel. Это тоже один из примеров из документации Microsoft.
Общий критерий таков: задача часто повторяется, входные данные поступают в едином формате, правило можно изложить письменно, а результат можно проверить.
Насколько широко используется RPA?
В докладе Eurostat, статистической службы Европейского союза, за март 2026 года отдельной позицией измеряются технологии, которые с помощью программного обеспечения на основе искусственного интеллекта (ИИ) автоматизируют рабочие процессы или помогают принимать решения (пример из доклада — RPA с программным обеспечением на основе ИИ). В 2025 году такие технологии использовали 5,4% предприятий ЕС с численностью работников от 10 человек; в 2024 году этот показатель составлял 4,2%. Среди крупных предприятий он равен 24,4%.
Эта цифра охватывает только автоматизацию с поддержкой ИИ; её не следует воспринимать как общую распространённость классических роботов, работающих по правилам. Подробности по цифрам и отраслевую разбивку можно найти в статье RPA с поддержкой ИИ: европейские данные.
Ограничения RPA
Сильная сторона RPA — умение работать с экраном; слабое место находится там же. Если на экране что-то меняется, робот может сбиться. Документация Microsoft по автономным потокам приводит конкретный пример: разрешение экрана сеанса удалённого рабочего стола, в котором работает робот, может отличаться от разрешения экрана, на котором проектировался поток. По документации, это может привести к тому, что целевой элемент не будет найден, либо к тому, что при действиях клавиатуры и мыши произойдёт взаимодействие не с тем элементом.
Отсюда вытекают три практических вывода:
- Часто меняющиеся экраны — неудачные кандидаты для RPA. В системе, интерфейс которой обновляется каждый месяц, растёт нагрузка по сопровождению.
- Если есть API, сначала стоит рассмотреть API. Работа через экран — это не замена прямому соединению, а мост, которым пользуются, когда соединения нет.
- Задачи, требующие принятия решений, — не дело RPA. Интерпретация документа, оценка исключения или написание ответа клиенту — область других инструментов. Это различие подробно разбирается в статье RPA или ИИ-агент?.
Чек-лист для выбора первого процесса RPA
Первый процесс определяет, как автоматизацию воспримут в организации. Выбирая процесс, задайте себе следующие вопросы:
- Частота: эта работа выполняется каждый день или каждую неделю?
- Правила: можно ли описать шаги письменно и редки ли исключения?
- Входные данные: всегда ли данные приходят в одном и том же виде (один и тот же экран, одинаковая структура файла)?
- Стабильность: изменятся ли в ближайшее время экраны используемых приложений?
- Измерение: известно ли, сколько времени на эту работу уходит сегодня?
- Ответственность: кто заметит, что робот остановился, и кто вмешается?
Небольшой, но часто повторяющийся процесс, на все шесть вопросов о котором можно дать чёткий ответ, — лучшее начало для первого шага, чем крупный и сложный процесс.
RPA даёт наилучший результат, когда эту технологию задумывают не как способ оставить людей без работы, а как инструмент, избавляющий людей от повторяющейся работы за экраном. Начать с правильного процесса — значит расчистить путь и для следующих шагов.
#interimmanagement #forwarddeployedengineering