在许多组织中，关于人工智能的讨论都从同一个问题开始：我们应该购买哪个新工具？然而，答案的很大一部分往往已经存在于组织正在使用的软件之中。人工智能功能正越来越多地以更新的形式加入ERP、CRM、人力资源、办公和协作应用等企业软件。本文探讨现有软件中嵌入的人工智能功能为何日益受到重视，以及如何在做出新的投资决策之前将其纳入清单。
支出在增长，方向在转变
根据Gartner于2026年9月16日发布的预测，2026年全球人工智能支出将达到2.7万亿美元，较上年增长49.5%。在同一表格中，人工智能软件支出从2025年的约2880亿美元增至2026年的约4620亿美元。
与数字规模同样值得关注的是这些支出的去向。据Gartner称，各类软件供应商正迅速将智能体人工智能嵌入其现有产品，以保持市场地位。而在2026年生成式人工智能处于"幻灭低谷"、即预期回落的阶段，组织则转向其现有软件提供者所提供的更简单的嵌入式功能。Gartner列出的这些功能用途包括：运营效率与工作流自动化、改善客户互动，以及强化决策流程。
Gartner还发现，组织寻求外部服务提供者支持时，较少涉及全面的转型项目，更多是旨在利用现有软件人工智能功能的规模较小的间接项目。
嵌入式功能数量快速增长
这一趋势并不新鲜。在2025年8月的一项预测中，Gartner表示大多数企业应用将在2025年底前配备嵌入式人工智能助手。根据同一预测，到2026年底，40%的企业应用将集成面向特定任务的人工智能智能体，而2025年这一比例不足5%。
Gartner在此还提请注意一个重要区别：助手让任务更容易完成，但依赖人工输入，不能独立运行；而智能体专注于特定任务，能够端到端地完成复杂工作。用Gartner的话说，把助手称为"智能体"是一种常见的误解。在建立清单时，这一区别也是正确划分每项功能作用的必要前提。
其实际含义是：当组织还在讨论是否购买新的人工智能工具时，能够满足同样需求的功能可能已在其使用的软件中等待开启，甚至可能已在无人察觉的情况下被开启。
嵌入式功能同样存在风险
嵌入式功能虽然易于设置，但也带来自身的问题。Gartner指出，供应商锁定、数据主权和成本失控等风险并未阻止买方采用这些专门能力。忽视风险并不意味着风险已经消失。据Gartner称，组织期望提供者帮助其管理成本，并将使用跟踪嵌入工作流，以便评估成效。
这正是清单发挥作用之处：一个不清楚哪些功能已开启、访问哪些数据、由谁使用以及使用多少的组织，将难以管理这些风险。
为何清单是一种治理工具？
美国国家标准与技术研究院（NIST）在其供自愿使用的《人工智能风险管理框架》中，将清单定义为治理的核心要素之一。根据该框架的实施手册，组织应建立维护人工智能系统清单的机制，并按风险优先级为这些机制配置资源。
手册指出，清单使组织能够迅速回答以下问题：某一模型最近一次更新是什么时候？组织目前共在使用多少模型？这些模型影响到多少用户？根据手册，不完整的清单可能无法带来完整清单的价值；首选做法是记录所有系统，或至少从高风险系统入手。同一框架还建议制定安全停用人工智能系统的流程。
实用的盘点方法
以下步骤是根据上述资料归纳的一般框架；各组织需要结合自身的软件环境和风险优先级加以调整。
- 确定负责人。 从一开始就指定负责清单的人员或团队。吸收IT、业务部门、法务和信息安全的代表参与，可避免清单局限于单一视角。
- 从软件清单入手。 根据许可和订阅记录，列出组织使用的所有应用。逐一查阅提供者的版本说明和管理控制台，逐项梳理其人工智能功能。
- 对每项功能分类。 记录功能是开启还是关闭、是助手还是能自主执行任务的智能体、用于哪个业务流程，以及谁有访问权限。
- 记录数据流向。 注明功能访问哪些数据、数据是否离开组织、是否处理个人数据。这些信息为合同和监管评估奠定基础；但仅有清单并不能替代法律评估。
- 衡量使用量和成本。 尽可能记录功能的使用频率及其成本影响，无论是按许可计费还是按用量计费。这一步可以避免为无人使用的功能另拨新预算，或忽视正在使用的功能的成本。
- 将功能与需求匹配。 收到新工具申请时，先查清单：是否已有功能可完成同样的工作？如果有，先在有限试点中试用；如果没有，再进入新工具评估。
- 评估依赖程度。 写明在关键流程中对单一提供者功能的依赖程度，以及该功能被关闭或变更时会产生什么影响。同时在此阶段确定停用步骤。
- 定期更新。 随着提供者通过更新增加新功能，清单会逐渐过时。设定复审频率，并指定一人负责跟踪版本说明。
结论
Gartner的数据表明，企业人工智能应用中有相当一部分并非来自新平台，而是来自现有软件中新增的功能。这既带来了机遇，也带来了可见性问题：功能快速增多，越来越难以掌握哪项功能在哪里运行、使用什么数据、成本几何。NIST推荐的清单方法是获得这种可见性的简单而实用的途径。
Orient Global的观点是：在新人工智能工具的预算申请提交之前，先对现有软件中的功能编制一份简短清单，往往是最有成效的第一步。清单既能避免不必要的投资，也能明确真正需要新工具的领域。
关于物流的说明。 Orient Global的咨询团队中有一位在运营、物流和供应链领域拥有30多年经验的资深高管。他曾在一家大型科技分销企业端到端负责物流、仓储、技术服务和行政运营，带领100多人的团队，并在多家领先的零售、物流和分销组织中设计和主导大规模物流与分销网络，包括全国范围的仓储和运输运营。我们借助人工智能与自动化，将同样的管理纪律带给中小企业，这也直接适用于上文所述的清单工作：物流链依托ERP、仓储、运输和订单管理等众多相互连接的系统运行，因此应先列出正在使用的系统，检查其中哪些已具备人工智能功能，然后再决定在哪里真正有必要引入新东西。
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