“我们投资了审计软件，但工作底稿仍在电子表格里，问题跟踪仍靠电子邮件。”许多内部审计和合规团队对这句话并不陌生。大多数情况下，问题不在软件本身，而在软件所处的工作流程。
Gartner 于 2026 年 9 月 16 日发布的评估用数字描述了这一情况：84% 的审计部门使用审计管理软件，但对最常用功能的满意度差异相当大。换言之，广泛采用并不意味着价值已经实现。本文将探讨数据说明了什么、内部审计准则对技术有何要求，以及将现有流程从电子表格和电子邮件迁移到工作流程的实用路径。
数据说明了什么：同样的软件，不同的结果
Gartner 的研究结果基于 2024 年至 2026 年 4 月 15 日期间从 259 个审计部门滚动收集的数据。回答功能层面满意度问题的软件用户数量在 134 至 143 之间。这些结果在 Gartner 企业风险、审计与合规大会上发布。
新闻稿中最值得注意的发现是，满意度的差异并非仅源于产品功能。根据 Gartner 的说法，购买同一平台的审计部门最终获得的价值可能大不相同。三个因素起决定作用：统一方法论、整合工作流程，以及减少对电子表格、电子邮件和割裂流程的依赖。
新闻稿中转述的分析师观点指向同一结论：采购决策往往依据平台在理论上支持什么，而实施的成功则取决于团队实际如何工作。因此，仅靠功能对比无法呈现全貌。
市场结构也增加了决策难度。Gartner 指出，买方面对的是一个复杂的市场，从专门的审计管理产品延伸到更广泛的治理、风险与合规（GRC）平台和企业软件生态系统。其建议十分明确：首先确定需要改进的审计工作流程，然后在评估供应商之前，在审计部门、其他鉴证职能部门和信息技术（IT）部门之间达成共识。
准则对技术有何要求？
国际内部审计师协会（IIA）发布的《全球内部审计准则》（2024 年 1 月 9 日发布）是内部审计师的国际参考框架，其中专设一项准则讨论技术。根据准则 10.3，首席审计执行官必须努力确保审计部门拥有支持审计过程的技术，并且必须定期评估所使用的技术。在引入新技术时为审计人员提供适当培训，以及与组织的 IT 和信息安全部门开展协作，也属于要求之列。技术不足对审计部门有效性的影响，则必须报告给董事会和高级管理层。
该准则的实施考虑事项列举了审计管理系统、流程映射应用、数据分析工具以及沟通与协作工具作为技术示例。同一部分指出，引入新技术的计划应当包括审计人员培训以及向管理层展示所取得的收益，并建议应对技术使用带来的信息安全和个人数据隐私风险。
这一框架与 Gartner 的发现相吻合：获得软件只是开始；评估、培训、与 IT 协作以及展示收益才是真正的工作。
从电子表格和电子邮件到工作流程：实用路径
以下步骤是根据来源中的发现归纳出的通用框架；每个组织都应根据自身的审计方法论、组织结构和监管义务加以调整。
- 梳理当前流程。 从风险评估到年度计划，从现场工作到问题跟踪，在每个步骤记录哪些信息存放在哪个电子表格、哪条邮件链或哪个文件夹中。不了解“团队实际如何工作”，就无从知道软件会改变什么。
- 先在纸面上统一方法论。 如果风险评级标准、工作底稿模板、问题撰写格式和审批步骤因团队而异，应在迁入软件之前将其统一。否则，这些差异只是被搬到了新的界面上。
- 确定需改进工作流程的优先顺序。 从需要最多人工跟进、产生最多提醒邮件或在报告期间耗时最长的工作流程入手。在大多数组织中，问题和整改行动跟踪是一个好的候选对象。
- 在接触供应商之前统一相关方意见。 审计部门、合规和风险管理等其他鉴证职能部门以及 IT 部门应从一开始就将需求汇总到一份共同清单中。这正是 Gartner 建议的顺序：先达成共识，再评估供应商。
- 在重复性步骤中引入自动化。 基于规则的重复性任务适合采用机器人流程自动化（RPA）或平台自身的工作流引擎：从系统中提取证据和报告、向整改负责人发送截止日期提醒、汇编状态摘要。基于判断的评估和结论撰写应由审计人员负责。关于 RPA 的总体框架，请参阅我们关于 AI 驱动的 RPA 的文章。
- 从一开始就让 IT 和信息安全部门参与。 访问权限、系统集成、含有个人数据的证据存储以及记录保存规则应在上线前确定。准则 10.3 明确要求这种协作。
- 规划培训和过渡。 并行使用电子表格是软件未被采用的最明显迹象。应设定明确的过渡规则，例如自某一日期起所有新审计只在软件中进行，并为团队提供实操培训。
- 衡量并报告收益。 在过渡前后跟踪组织内部可衡量的指标，例如出具报告所需时间、未关闭问题的存续时间以及人工提醒次数。正是这种衡量使准则所要求的“展示收益”成为可能。
结论
如今，绝大多数审计部门都已部署审计管理软件；决定差异的是其周边的工作流程。Gartner 的数据表明，同一平台可以带来不同的结果；IIA 准则则表明，技术需要以定期评估、培训以及与 IT 的协作作为支撑。因此，对大多数组织而言，在开始寻找新软件之前，梳理现有流程并统一方法论是更有成效的第一步。
从 Orient Global 的角度来看，实现价值的路径不在于功能清单，而在于对单个工作流程进行端到端的重新设计和衡量。
为什么物流经验在这里很重要。 审计跟进和仓库控制遵循同样的循环：确定应有什么，与记录核对，登记异常，指定负责人，并保留每项异常已关闭的证据。几十年来，物流一直依靠这一循环运转，例如循环盘点、收货检查和交货证明，因此任何管理过仓库或配送网络的人都会对上述八个步骤感到熟悉：在改变流程之前先梳理流程，在数字化之前先确定标准，从耗费最多人工催办的队列入手，设定明确的切换日期以免新旧方法并行，并以前后测得的少数几项指标来评判结果。Orient Global 的一位顾问在运营、物流和供应链领域拥有30 多年经验：他曾在一家大型科技分销企业全面负责物流、仓储、技术服务和行政运营，组建并领导 100 多人的团队，并通过以 KPI 为导向的项目实现了运营绩效的持续提升。他还曾在领先的零售、物流和分销组织中管理全国性的仓储和运输业务。作为一名工业工程师，他如今通过 AI 和自动化将这种供应链管理规范带给中小企业。了解我们的顾问。
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