Специалист по продажам создаёт небольшое приложение, которое объединяет клиентские списки на период кампании. Сотрудник бухгалтерии готовит автоматизацию, которая сопоставляет строки банковской выписки с кодами бухгалтерского учёта. Обе задачи решаются за несколько часов с помощью инструмента с поддержкой искусственного интеллекта (ИИ), без заявки в ИТ-подразделение. Дело сделано, но в перечне ИТ-активов организации никаких следов этих двух приложений нет.
По мере распространения разработки приложений с помощью ИИ и low-code-инструментов такая картина перестаёт быть исключением. Для приложений, которые работают без ведома ИТ-подразделения, существует и устоявшийся термин: теневые ИТ (shadow IT). Один из стратегических прогнозов Gartner на 2027 год и последующие годы, опубликованных в сентябре 2026 года, напрямую посвящён этой теме. В этой статье рассматривается, как вы можете взять на учёт приложения и автоматизации, которые сотрудники создают сами, не запрещая их.
Прогноз Gartner: большинство новых приложений будет жить меньше года
По прогнозу Gartner, к 2029 году 80% новых приложений будут намеренно одноразовыми, то есть будут использоваться менее года. Gartner определяет это как сдвиг, который коренным образом изменит жизненный цикл программного обеспечения.
Обоснование также очевидно: ИИ делает разработку приложений настолько доступной, что сотрудники будут всё чаще создавать временные приложения под краткосрочные бизнес-потребности. «Одноразовость» здесь — не изъян, а выбор на этапе проектирования. Когда заканчивается кампания, аудиторский период или проект по миграции, приложение тоже завершает свою работу.
Проблема не в коротком сроке жизни приложения, а в том, что оно работает, не оставляя следов. Здесь и состоит предупреждение Gartner: организации столкнутся с новыми проблемами в области управления, безопасности, комплаенса и управления записями. Gartner подчёркивает, что это приобретает особое значение, когда приложения влияют на решения или получают доступ к чувствительным данным.
Почему классический ИТ-процесс не успевает за таким темпом?
Традиционное управление ПО построено под долгоживущие системы: запрос, анализ, разработка, тестирование, ввод в эксплуатацию, сопровождение. Когда этот порядок применяют к приложению, созданному под потребность на несколько недель, получается один из двух результатов. Либо задача теряет актуальность, пока ждёт согласования. Либо сотрудник обходит процесс, и приложение остаётся вне учёта.
Второй результат встречается чаще, потому что инструмент у сотрудника под рукой. Поэтому решение состоит не в том, чтобы пропускать каждое созданное приложение через полный ИТ-процесс, а в том, чтобы определить иной путь в зависимости от риска, который несёт приложение.
Три рекомендации Gartner
В связи с этим прогнозом Gartner рекомендует организациям три конкретных шага:
- Создать риск-ориентированные рамки управления.
- Отслеживать созданные бизнес-подразделениями приложения с помощью автоматических реестров.
- Обновить политики хранения записей так, чтобы они охватывали приложения и агентов, созданных с помощью ИИ.
Приведённая ниже рамка — отправная точка, которая переводит эти три рекомендации в практическую плоскость.
От рекомендаций к практике: риск-фильтр из четырёх вопросов
Для каждого нового приложения или автоматизации четыре вопроса дают достаточное для начала разграничение:
- Данные: Получает ли приложение доступ к персональным данным, данным клиентов или информации, составляющей коммерческую тайну?
- Решение: Влияет ли его результат на какое-либо решение? Например, на решение о платеже, цене, найме или кредите.
- Подключение: Вносит ли оно данные в основные системы организации (ERP, бухгалтерия, CRM, банк) или только считывает их?
- Срок жизни: Как долго оно будет использоваться и кто его закроет?
Если на все четыре вопроса получены ответы «нет» или «короткий срок», приложение может обойтись лёгкой записью: название, владелец, цель, дата закрытия. Если же на вопрос о данных или о решении ответ «да», приложение проходит проверку, которую проводят ИТ-подразделение и подразделение комплаенса. Такое разграничение совпадает с двумя областями риска, на которые указывает Gartner, — влиянием на решения и доступом к чувствительным данным.
Реестр: не запрещать, а делать видимым
Предлагаемый Gartner «автоматический реестр» не строится на том, что сотрудник заполняет форму вручную. Идея в том, чтобы новые приложения сами попадали в список с платформ разработки и автоматизации, которыми пользуется организация. На практике это означает, что в одном месте должны быть видны следующие сведения:
- Кто создал приложение и в каком подразделении?
- К каким источникам данных оно подключается?
- Когда оно запускалось в последний раз?
- Есть ли дата закрытия?
Этот список решает две задачи. Во-первых, он помогает заметить приложение, оставшееся без владельца. Автоматизация, создатель которой ушёл из подразделения, но которая по-прежнему запускается каждую ночь, — один из самых распространённых рисков. Во-вторых, он показывает, что несколько подразделений создали отдельные приложения под одну и ту же потребность. Это говорит о том, что пришло время инвестировать в постоянное решение.
Хранение записей: след должен остаться, даже если приложение удалено
Наименее обсуждаемый риск одноразового приложения — то, что остаётся после его закрытия. Если приложение подготовило список платежей или сформировало ответ клиенту, позже может возникнуть вопрос, как именно была выполнена эта операция. Поэтому третья рекомендация Gartner — обновление политик хранения записей.
На практике это значит дать ответ на три вопроса: Где хранятся результаты, которые создаёт приложение? Архивируется ли логика приложения (применяемые правила, промпты, подключения) до его закрытия? Определяется ли срок хранения в зависимости от типа операции, на которую влияет приложение?
Другой прогноз из того же пресс-релиза показывает, почему эта тема вышла на управленческий уровень. По прогнозу Gartner, к 2030 году 80% компаний из списка Global 500 по договору сделают ИТ-директора (или директора по ИИ) «ответственным за хранение доказательств» в вопросах подотчётности ИИ. Способность впоследствии показать, что именно ИИ сделал в рамках операции, превращается в корпоративное обязательство.
С чего начать?
Прежде чем запускать масштабную программу, достаточно начать с трёх небольших шагов:
- Выясните текущее положение дел. Составьте список инструментов разработки и автоматизации с поддержкой ИИ, которыми пользуются сотрудники.
- Закрепите фильтр из четырёх вопросов в письменном виде. Пусть на одной странице будет указано, какой ответ запускает какую проверку.
- Сделайте дату закрытия обязательным полем. Пусть каждое новое приложение попадает в реестр с владельцем и датой окончания; когда эта дата наступит, владельцу задаётся вопрос: будет ли приложение закрыто, продлено или станет постоянным решением?
Способность сотрудников создавать собственные инструменты — самый быстрый путь распространения автоматизации внутри организации. Цель управления — не сбавить этот темп, а сделать известным, что именно и где работает.
#interimmanagement #forwarddeployedengineering